Sistem Manajemen Informasi Koperasi Desa (SIMKOPDES) menyediakan modul khusus bagi Administrator Gudang untuk mengelola seluruh aktivitas pergudangan. Mulai dari pencatatan produk, stok masuk/keluar, hingga pemetaan lokasi penyimpanan. Panduan ini disusun untuk membantu Admin Gudang KDMP dalam menjalankan tugas sehari-hari secara sistematis dan akurat.
- Persiapan Awal
- Login ke SIMKOPDESmenggunakan akun dengan peran Administrator Gudang.
- Pastikan data master (supplier, kategori produk) telah terisi oleh Pengurus.
- Pengelolaan Stok Barang
- Menu Stok Barang
Menu ini merupakan pusat informasi seluruh produk yang dikelola koperasi.
Menambahkan Produk Baru
Langkah-langkah:
- Pilih menu Stok Barang.
- Buka tab Produk.
- Klik tombol + Tambah Produk.
- Isi formulir dengan data berikut:
| Field | Keterangan |
| Nama Produk | Nama lengkap barang |
| Satuan | Satuan berat/jumlah (Pcs, Kg, Buah, Liter) |
| Kategori Produk | Pilih kategori yang sesuai |
| Potensi Desa | Produk mentah unggulan desa yang terkait |
| Pemasok/Penyedia | Pilih supplier yang sudah terdaftar. Jika belum ada, klik “klik disini” untuk menambahkan supplier baru |
| Kategori Barang Bersubsidi | Geser toggle ON jika barang merupakan subsidi pemerintah |
| Thumbnail | Unggah foto produk untuk memudahkan identifikasi |
- Klik OK. Produk baru akan muncul dalam tabel daftar produk.
- Mencatat Barang Masuk
Gunakan fitur ini setiap kali ada pengiriman dari supplier.
- Pilih menu Stok Barang.
- Buka tab Barang Masuk.
- Klik + Tambah Barang Masuk.
- Lengkapi formulir:
| Field | Keterangan |
| Produk | Pilih nama produk yang sudah terdaftar |
| Nama Tampilan | Merek/model yang akan ditampilkan saat dijual |
| Jumlah Produk | Jumlah unit barang yang diterima |
| Harga Beli | Harga per satuan dari supplier |
| Harga Jual | Harga jual per satuan |
| Keterangan | Catatan tambahan (opsional) |
| Dokumentasi | Unggah foto nota/fisik barang |
- Pilih opsi penyimpanan:
- Draft: Menyimpan sementara (data masih bisa diubah, tidak masuk stok penjualan)
- Simpan: Menyimpan permanen (tidak bisa diubah, langsung masuk stok penjualan)
- Konfirmasi dengan menekan Yapada pop-up konfirmasi.
Catatan: Data dengan status Disetujui berarti sudah masuk ke stok aktif penjualan.
Mencatat Barang Keluar (Non-Penjualan)
Gunakan untuk mencatat barang keluar karena:
- Kadaluarsa (expired)
- Rusak (damage)
- Hilang (lose)
- Konsumsi internal
- Retur
- Transfer stok
Langkah-langkah:
- Pilih menu Stok Barang.
- Buka tab Barang Keluar.
- Klik + Tambah.
- Isi formulir:
| Field | Keterangan |
| Produk (dari barang masuk) | Pilih batch barang masuk |
| Kompartemen | Pilih lokasi penyimpanan di gudang |
| Status Keluar | Pilih alasan (expired, damage, dll) |
| Jumlah Keluar | Jumlah unit yang dikeluarkan |
| Keterangan | Catatan tambahan (opsional) |
- Klik Simpan.
- Pemantauan Stok Penjualan (Tab Inventaris)
Fitur ini menampilkan stok barang yang tersedia untuk dijual secara real-time.
- Pilih menu Stok Barang.
- Buka tab Inventaris.
- Untuk mengunduh data:
- Klik tombol Export Excel
- File akan terunduh dalam format .xlsx
- Pengelolaan Lokasi Penyimpanan (Menu Gudang)
Menu ini berfungsi untuk memetakan tata letak fisik barang di gudang.
Menambahkan Gudang Baru
- Pilih menu Gudang.
- Klik tombol + Tambah Gudang.
- Isi:
- Nama Gudang(contoh: Gudang Utama, Gudang Cabang)
- Alamat(lengkap)
- Klik Tambahuntuk menyimpan.
Tips: Beri nama gudang yang mudah dikenali sesuai lokasi fisiknya.
Menu Pengiriman
Menu ini digunakan untuk melihat, menyiapkan, dan mengonfirmasi pesanan pelanggan dari transaksi kasir.
Menyiapkan Barang Pesanan
- Pilih menu Pengiriman.
- Pada kolom aksi, klik tombol Detailuntuk melihat rincian pesanan.
- Periksa daftar barang yang dipesan.
- Siapkan barang sesuai daftar.
- Setelah siap, klik Barang Siap Diantar.
- Konfirmasi dengan klik Lanjutkanpada pop-up.
Catatan: Setelah konfirmasi ini, Admin Logistik akan menerima notifikasi untuk mengatur pengiriman ke pelanggan.
Praktik Terbaik untuk Admin Gudang KDMP
| No | Tips |
| 1 | Selalu periksa fisik barang sebelum mencatat barang masuk |
| 2 | Gunakan fitur Draft jika masih menunggu verifikasi |
| 3 | Update stok keluar non-penjualan segera setelah kejadian |
| 4 | Lakukan stock opname rutin (minimal sebulan sekali) |
| 5 | Koordinasi dengan Admin Logistik untuk kelancaran pengiriman |
Penutup
Dengan memahami dan mengikuti panduan ini, Administrator Gudang KDMP dapat mengelola barang dan lokasi penyimpanan di SIMKOPDES secara profesional, akurat, dan bertanggung jawab. Pengelolaan gudang yang baik akan mendukung kelancaran operasional koperasi dan meningkatkan kepuasan anggota.
